Collaborer avec une agence HubSpot peut transformer votre marketing digital : meilleure automatisation, vision plus claire du pipeline commercial, nurturing plus intelligent, reporting enfin fiable… à condition d’éviter certains pièges fréquents.
De nombreuses entreprises se retrouvent déçues non pas parce que HubSpot ou l’agence sont mauvais, mais parce que la relation n’a pas été cadrée correctement dès le départ. Voici les erreurs les plus courantes à éviter pour tirer le maximum de votre collaboration avec une agence HubSpot.
Ne pas définir clairement vos objectifs business
L’erreur la plus répandue consiste à confier à l’agence la mission “d’implémenter HubSpot” ou de “générer plus de leads” sans préciser ce que cela signifie concrètement pour votre entreprise.
Sans objectifs clairs, l’agence va travailler “dans le flou” : paramétrages techniques, création de quelques workflows, quelques emails… mais avec peu d’impact mesurable.
Avant même de signer avec une agence HubSpot, clarifiez :
- Les KPI principaux : nombre de MQL/SQL par mois, taux de conversion lead → client, durée du cycle de vente, panier moyen, taux de rétention, etc.
- Les priorités business : acquisition de nouveaux clients, upsell/cross-sell, raccourcir le cycle de vente, améliorer la qualité des leads, structurer le reporting…
- Les horizons de temps : ce que vous attendez dans 3 mois, 6 mois, 12 mois.
Plus vos objectifs sont précis, plus l’agence pourra construire une roadmap pertinente : choix des hubs à activer, structure du CRM, workflows à prioriser, campagnes à lancer, contenus à produire.
Un bon brief ressemblera à : “Nous voulons passer de 40 à 80 MQL par mois en 9 mois sur le segment PME, en maintenant notre taux de closing actuel à 20 % et en réduisant de 20 % le temps passé par les commerciaux sur les tâches administratives.”
Choisir une agence HubSpot uniquement sur le prix ou le badge Partner
Beaucoup d’entreprises sélectionnent leur agence principalement sur deux critères : le tarif le plus bas, ou le niveau de partenariat HubSpot (Gold, Platinum, Diamond, Elite). Dans les deux cas, cela peut être trompeur.
Le prix le plus bas cache souvent :
- Un manque d’expertise sur les projets complexes (multi-hubs, intégrations, sales enablement).
- Un temps limité alloué à votre compte, donc peu de suivi et de proactivité.
- Une approche “exécution” sans réelle stratégie.
À l’inverse, un badge Partner élevé ne garantit pas que l’agence est adaptée à votre contexte. Certaines sont ultra-spécialisées sur un secteur ou un type de client (SaaS, e-commerce, mid-market, grands comptes). D’autres sont très fortes en marketing automation mais faibles sur le CRM sales ou l’alignement marketing/ventes.
Pour bien choisir, intéressez-vous surtout à :
- Leur expérience sur des cas proches du vôtre (taille d’entreprise, cycle de vente, panier moyen, modèle B2B/B2C).
- La composition de l’équipe : stratégie, technique, contenu, sales ops… ou seulement des profils “généraux” ?
- Les références clients et études de cas détaillées, avec chiffres avant/après.
- Le ressenti humain lors des échanges : capacité d’écoute, de challenge, de vulgarisation.
Une agence légèrement plus chère mais vraiment adaptée à votre contexte vous fera souvent gagner beaucoup plus de valeur (et de temps) sur 12 à 24 mois.
Négliger la préparation interne avant de démarrer
HubSpot n’est pas une baguette magique. Si votre organisation commerciale ou marketing est chaotique, l’outil – et donc l’agence – ne pourra pas tout résoudre.
Parmi les erreurs fréquentes côté client :
- Pas de processus de vente documenté : chaque commercial fait “à sa sauce”.
- Des données clients éparpillées (Excel, outils métiers, emails personnels…).
- Des personas flous ou inexistants.
- Un historique de contenus ou de campagnes mal organisé.
Avant l’arrivée de l’agence, préparez au minimum :
- Une description claire du parcours client actuel (du premier contact à la signature, et au-delà).
- Les étapes de votre pipeline de vente, même si elles sont encore perfectibles.
- Un inventaire de vos outils existants (CRM, ERP, support, emailing, formulaires, etc.).
- Un export propre de vos contacts/entreprises/deals existants, ou au moins un plan de nettoyage.
L’agence vous aidera à optimiser tout cela, mais plus votre base de départ est claire, plus la mission sera rapide, efficace… et moins coûteuse.
Tout déléguer à l’agence sans implication de vos équipes
Une agence HubSpot n’est pas là pour remplacer vos équipes marketing et commerciales, mais pour les structurer, les accélérer et les rendre autonomes sur l’outil.
Beaucoup d’entreprises commettent l’erreur de “sous-traiter HubSpot” entièrement, en espérant ne pas avoir à s’en occuper. Résultat :
- Les commerciaux n’adoptent pas le CRM car ils n’ont pas été impliqués dans la réflexion.
- Le marketing ne se sent pas propriétaire des campagnes créées par l’agence.
- Les connaissances restent chez l’agence, et tout s’arrête dès la fin de la mission.
Pour éviter cela, mettez en place dès le départ :
- Un sponsor interne (direction) qui porte le projet et arbitre les décisions clés.
- Un “product owner HubSpot” côté client, référent interne du projet.
- Un petit groupe de représentants des ventes, du marketing et éventuellement du service client.
Prévoyez du temps dans l’agenda des équipes pour :
- Participer aux ateliers de cadrage.
- Tester les prototypes de pipelines, vues CRM, séquences, workflows.
- Remonter les retours terrain et suggestions d’amélioration.
Plus vos équipes sont impliquées, plus l’adoption de HubSpot sera forte et durable.
Se focaliser uniquement sur la technique et oublier la stratégie
Une autre erreur fréquente est de transformer le projet en simple “déploiement d’outil” : création des propriétés, pipelines, formulaires, tracking, intégrations… sans réflexion stratégique sur le fond.
HubSpot est un formidable accélérateur, mais uniquement si l’on sait quoi accélérer :
- Qui sont vos segments prioritaires et comment les adresser différemment ?
- Quelle est votre proposition de valeur par persona ?
- Quelles séquences de nurturing doivent exister pour chaque étape du cycle de vente ?
- Quel contenu doit être créé pour accompagner le prospect : articles, livres blancs, cas clients, comparatifs, démonstrations, etc. ?
Si vous laissez l’agence se concentrer uniquement sur le paramétrage d’HubSpot, vous aurez un outil bien configuré… mais sous-exploité.
Choisissez une agence capable de vous accompagner aussi sur la partie stratégique, et pas seulement sur la technique. De nombreuses agences Hubspot mettent précisément en avant cette double compétence : architecture CRM et stratégie d’acquisition / nurturing / sales enablement.
Demandez-leur de vous présenter :
- Des exemples de scénarios de nurturing qu’ils ont créés pour d’autres clients.
- Des stratégies de segmentation et de scoring mises en place.
- Des dashboards orientés décisions business et non simple reporting “cosmétique”.
Ne pas cadrer le projet (planning, livrables, gouvernance)
Une collaboration réussie avec une agence HubSpot repose sur un cadrage précis. Sans cela, les incompréhensions et frustrations arrivent vite : délais, priorités, périmètre, qui fait quoi…
Les principaux éléments à clarifier dès le début :
- Le périmètre fonctionnel : quels hubs (Marketing, Sales, Service, CMS), quelles intégrations, quels pays/langues, quels pipelines, quels use cases prioritaires.
- Un planning réaliste avec des jalons clairs : cadrage, setup, migrations, pilotes, formation, mise en production.
- Les livrables attendus : documentation, workflows, modèles d’emails, guides d’usage, SLA, dashboards, etc.
- La gouvernance du projet : fréquence des réunions, participants, décideurs, mode de validation, gestion des demandes hors périmètre.
Idéalement, exigez un document de type “charte projet” ou “cahier de mission” qui détaillera :
- Les objectifs business et KPI.
- Le périmètre précis (et ce qui est hors périmètre).
- Le rôle de l’agence et le rôle de vos équipes.
- Le mode de facturation (forfait, régie, récurrent) et ce qui déclenche des avenants.
Un bon cadrage permet à l’agence de travailler sereinement, et à vous de garder une vision claire de l’avancement et du retour attendu.
Oublier la formation et l’accompagnement au changement
La meilleure configuration HubSpot ne sert à rien si les utilisateurs ne l’adoptent pas au quotidien. La résistance au changement est souvent sous-estimée, surtout côté forces de vente.
Les signaux d’alerte typiques :
- Les commerciaux continuent de tenir leurs opportunités dans Excel ou dans leurs emails.
- Les champs CRM ne sont pas renseignés, ou mal renseignés.
- Les managers ne s’appuient pas sur HubSpot pour piloter leur activité.
Plutôt que de faire une simple “démo de fin de projet”, demandez à votre agence de prévoir :
- Des sessions de formation par profil : commerciaux, managers, marketing, direction.
- Des manuels ou vidéos courtes, adaptées à votre configuration.
- Un accompagnement à chaud dans les premières semaines d’utilisation (coaching, ajustements des pipelines, simplification des écrans si besoin).
- Des ateliers de feedback 1 à 2 mois après le lancement pour ajuster les vues, propriétés et automatisations.
La formation ne doit pas seulement expliquer “où cliquer”, mais surtout :
- À quoi sert chaque étape du pipeline.
- Pourquoi tel champ est obligatoire.
- Comment les données saisies déclenchent des actions marketing ou des relances automatiques.
- En quoi tout cela simplifie réellement le travail des équipes (et pas seulement celui du management).
Arrêter d’investir après la phase de mise en place
Une fois HubSpot lancé avec l’aide de l’agence, certaines entreprises considèrent que “le travail est fait” et réduisent drastiquement l’accompagnement. C’est une erreur coûteuse.
La vraie valeur de HubSpot se construit sur la durée :
- L’amélioration continue des workflows de nurturing, en fonction des taux d’ouverture, de clic, de réponse, de conversion.
- Le raffinement de la segmentation et du lead scoring.
- L’enrichissement des playbooks commerciaux et des séquences de prospection.
- L’optimisation des pages de destination, formulaires et contenus en fonction des performances.
- L’adaptation du CRM à l’évolution de votre organisation commerciale.
Sans ce travail de fond, vous restez avec une version “1.0” de votre système, rapidement dépassée par vos besoins et par les nouvelles fonctionnalités d’HubSpot.
Une bonne pratique consiste à prévoir :
- Une phase initiale de projet (3 à 6 mois) pour l’implémentation et les premiers use cases.
- Puis un accompagnement plus léger mais récurrent (par exemple quelques jours par mois) pour analyser les données, tester de nouveaux scénarios, ajuster les dashboards, lancer de nouvelles campagnes.
Voire, pour certaines entreprises, un dispositif hybride : l’agence comme “extension” de l’équipe marketing/ops, centrée sur l’optimisation permanente de HubSpot.
En traitant HubSpot comme un système vivant, et votre agence comme un partenaire long terme plutôt qu’un simple prestataire ponctuel, vous maximisez votre retour sur investissement.
En évitant ces erreurs – objectifs flous, choix d’agence basé sur de mauvais critères, préparation interne négligée, manque d’implication des équipes, focalisation sur la technique seule, projet mal cadré, absence de formation et de suivi – vous mettez toutes les chances de votre côté pour faire de votre collaboration avec une agence HubSpot un levier puissant de croissance.